6 koraka do čistoće i reda
Jednostavna organizacija pisaćeg stola
Sve veće hrpe dokumenata, nebrojeni papirići s bilješkama, fotografije s posljednjeg odmora i neoprane šalice od kave – tako izgledaju mnogi pisaći stolovi. Iako postoje studije koje kažu da nepospremljeno radno mjesto potiče kreativnost, ima i argumenata u prilog organiziranoj varijanti.
Fraunhofer Institut utvrdio je da se do trećine radnog vremena u uredu potroši na aktivnosti koje ne stvaraju nikakvu novu vrijednost. Neorganizirani pisaći stolovi na kojima djelatnici neprestano moraju tražiti pravi dokument dobrim dijelom pridonose toj neučinkovitosti. To se lako može izbjeći – mi ćemo Vam pokazati kako.
Zašto je organizacija pisaćeg stola toliko važna?
Na prvi pogled djeluje kontraproduktivno trošiti vrijeme na organizaciju pisaćeg stola. Umjesto toga mogli biste obaviti više posla. Ipak, dobro će Vam organizirani pisaći stol u koječemu biti od koristi:
- Brže ćete raditi ako su Vam svi materijali pri ruci.
- Bit ćete produktivniji i moći ćete se bolje koncentrirati ako posao nećete prekidati traženjem.
- Slobodnije ćete se kretati ako na Vašem pisaćem stolu bude dovoljno prostora.
- Ostavit ćete profesionalniji utisak na klijente i kolege ako će Vaš pisaći stol biti pospremljen.
- Spriječit ćete širenje bakterija i virusa ako će se Vaš pisaći stol redovito čistiti.
6 koraka do savršeno organiziranog pisaćeg stola
Mnogi bi djelatnici voljeli imati pospremljen pisaći stol, ali ne znaju gdje početi. Mi ćemo Vam pomoći da prevladate tu prepreku. U šest ćete koraka svoj pisaći stol organizirati tako da će trajno ostati uredan.
1. Ispraznite i očistite pisaći stol
Kako biste imali dovoljno prostora za reorganizaciju, s pisaćeg biste stola najprije trebali ukloniti sve predmete i papire. Potom obrišite površinu stola vlažnom krpom od mikrovlakana. Ladice biste isto trebali potpuno isprazniti i obrisati vlažnom krpom.
Pisaći je stol, u načelu, dobro čistiti svaki tjedan. Ostatke hrane ili mrlje od prolivenih pića ipak biste trebali obrisati odmah kako biste spriječili stvaranje žarišta mikroorganizama. Više o pravilnom čišćenju elektroničkih uredskih potrepština saznat ćete u sljedećem poglavlju.
2. Sortirajte dokumente i potrepštine
Sad je pred Vama hrpa papira i radnih materijala. Najbolje je da počnete sa sortiranjem dokumenata. Možete ih složiti u četiri hrpe:
- Uskoro će Vam biti potrebni za aktualne zadatke
- Stalno su Vam potrebni
- Niste sigurni trebate li ih još
- Mogu se odmah zbrinuti
Sve što je završilo u 4. hrpi možete odmah zbrinuti. Dokumente u 3. hrpi možete ukloniti za dva tjedna ako ih do tada niste trebali. Papiri u 1. i 2. hrpi smiju se vratiti na pisaći stol, po mogućnosti što bolje složeni u elementu za sortiranje.
Sad se posvetite radnim materijalima kao što su olovke, spajalice i druge potrepštine. Sve što više nije upotrebljivo, može se odmah zbrinuti. Materijale koje više ne trebate trebali biste vratiti u skladište ili predati kolegama.
3. Ergonomski složite radna sredstva
Cilj je ovog koraka sva sredstva za rad složiti tako da do njih možete lako doći ne opterećujući leđa. Uz ova pomagala Vaš radni stol neće odmah postati nepregledan:
- Upotrijebite takozvane uređaje za oslobađanje pisaćeg stola kako biste na svojem stolu napravili više mjesta. Uz zakretne ruke za monitore i telefone i postolja za prijenosna računala i tablete svoj ćete hardver fleksibilno smjestiti na ugodnoj udaljenosti.
- Uz pomoć sustava za organizaciju kao što su podloge za sortiranje, okretni stupovi za registratore i kutije s ladicama okončat ćete rat s papirima na svojem pisaćem stolu. Svi će dokumenti pronaći svoje trajno mjesto.
4 . Organizirajte ladice
Sva radna sredstva koja Vam moraju biti odmah pri ruci, ali im nije mjesto na pisaćem stolu, svoje će mjesto pronaći u Vašim ladicama. Kako one ne bi završile u kaosu, za Vas imamo tri savjeta:
- Upotrijebite pregradne elemente i kutije za pohranjivanje kako biste stvorili praktične odjele u kojima će se smjestiti Vaši uredski materijali. Red će se tako zadržati trajno.
- U ladice stavite protukliznu podlogu kako se predmeti ne bi pomaknuli čim otvorite ladicu.
- Na ladice i unutarnje pretince stavite natpise kako bi svi materijali uvijek završili na istom mjestu.
5. Napravite mjesto za ulaznu poštu
Tijekom dana na Vašem pisaćem stolu završavaju svakakvi dokumenti, pisma i bilješke. Kako ne bi uništili Vaš novostvoreni red, zamolite kolege da svu poštu stavljaju na mjesto određeno za ulaznu poštu. Tako ćete svoju poštu moći ciljano obraditi u određeno doba dana i neće Vas ometati dok radite. Prođite kroz poštu i ovako joj odredite prioritet:
- Odmah zbrinite nevažnu.
- Proslijedite dokumente za koje niste nadležni.
- Sve što se može odmah uložiti pohranite u odgovarajući registrator.
- Odmah obradite ono što se može riješiti za manje od pet minuta.
- Odredite kad želite obraditi sve ostale dokumente i stavite ih na mjesto za praćenje, primjerice u određeni pretinac u Vašem elementu za sortiranje.
6. Pospremite na kraju svakog radnog dana
Na kraju svakog radnog dana isplanirajte pet minuta za ritual pospremanja. Sve radne materijale stavite na njihovo stalno mjesto kako biste svako jutro započeli s čistim pisaćim stolom. Tako ćete se na kraju dana već pripremiti za zasluženi odmor.
Kako mogu najbolje očistiti elektroničke uređaje na pisaćem stolu?
Gdje se u uredu skuplja najviše bakterija i virusa? Telefon je, nakon šalice od jučerašnje kave, najveće žarište mikroorganizama. Kako možete pravilno očistiti te i druge uredske potrepštine, otkrit ćemo Vam ovdje.
Telefon i pametni telefon
Na Vašem telefonu zadržavaju se mikroorganizmi s ruku i iz usta. Zato biste ga osobito u vrijeme prehlada trebali čistiti svaki dan.
- Isključite telefon ili pametni telefon.
- Slušalicu i tipke obrišite vlažnom krpom od mikrovlakana i dezinfekcijskim sredstvom.
- Dodirni zaslon pametnog telefona očistite bezalkoholnim higijenskim sprejem i krpom od mikrovlakana.
- Pazite da tekućina ne uđe u kućište.
Tipkovnica
Nečisti prsti i mrvice od hrane na pisaćem stolu zaprljat će Vam i tipkovnicu. Ovisno o prljavosti, jedno bi čišćenje tjedno trebalo biti dovoljno.
- Isključite računalo.
- Okrenite tipkovnicu i istresite slobodne čestice.
- Sprejem s komprimiranim zrakom ispušite tvrdokornu prljavštinu.
- Tipkovnicu obrišite vlažnom krpom od mikrovlakana i dezinfekcijskim sredstvom.
- Prostore između tipki očistite štapićima od vate.
Računalni miš
Ono što vrijedi za tipkovnicu jednako vrijedi i za miš: svakodnevno čišćenje nužno je kako bi se spriječilo širenje mikroorganizama.
- Isključite računalo.
- Miš obrišite vlažnom krpom od mikrovlakana i dezinfekcijskim sredstvom.
Ekran
Za pogled bez tragova i otisaka prstiju pobrinut će se tjedno čišćenje ekrana.
- Isključite računalo i monitor odvojite od izvora struje.
- Ekran obrišite lagano navlaženom krpom od mikrovlakana.
- Pritom ne upotrebljavajte sredstva za čišćenje stakla ili sredstva za čišćenje na bazi alkohola jer mogu agresivno djelovati na površinu.
Nadamo se da će Vam savjeti u ovom prilogu pomoći da dođete do ugodnog i čistog radnog mjesta. Rado ćemo Vas savjetovati o odgovarajućoj uredskoj opremi i proizvodima za čišćenje i sanitarije.
Imate li još pitanja?
Besplatno nas nazovite ili nam pišite e-poštom.